Zum Akteneinsichtsrecht des Arbeitnehmers in seine Personalakte
Was tatsächlich in der Personalakte des Mitarbeiters steht, darf für diesen kein Geheimnis bleiben. Jedem Arbeitnehmer steht während des Arbeitsverhältnisses ein gesetzlicher Anspruch auf Einsichtnahme in seine Personalakte zu, § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz. Hierzu kann der Arbeitnehmer auch ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen.
Das Bundesarbeitsgericht hatte mit seinem Urteil vom 12. Juli 2016 entschieden, dass jedenfalls kein Anspruch des Arbeitnehmers auf Hinzuziehung seines Rechtsanwalts für die Akteneinsicht besteht, wenn der Arbeitgeber gestattet hatte, dass der Arbeitnehmer sich Kopien aus seiner Personalakte anfertigen darf.
Im streitgegenständlichen Fall begehrte ein Lagerist nach einer erhaltenen Abmahnung Einsicht in seine Personalakte – unter Hinzuziehung seiner Rechtsanwältin. Nur so könne er seine Rechte gegenüber dem Arbeitgeber hinreichend wahrnehmen und die Inhalte der Akte auf Zulässigkeit oder Unzulässigkeit prüfen, lautete dessen Argument. Der Arbeitgeber verweigerte dies unter Verweis auf sein Hausrecht. Er gestattete dem Arbeitnehmer jedoch, Kopien von den Schriftstücken seiner Personalakten zu fertigen.
Wie bereits in den Vorinstanzen lehnte auch das BAG das Begehren des Lageristen ab. Im Gegensatz zum öffentlichen Dienst fehlt es in der Privatwirtschaft schon an einer ausdrücklichen Rechtsgrundlage. Auch die Interessen des Arbeitnehmers bleiben gewahrt, denn bereits die Kopien versetzen den Arbeitnehmer in die Lage, etwaige Beseitigungs- oder Korrekturansprüche durch einen Rechtsanwalt prüfen zu lassen. Eine unmittelbare Sichtung und anwaltliche Beratung im Betrieb ist damit weder erforderlich noch gesetzlich legitimiert.
Wir fassen zusammen:
- Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern während der Arbeitszeit Einsicht in ihre Personalakte gewähren. Hierzu sind weder ein besonderer Anlass noch eine spezielle Begründung des Arbeitnehmers erforderlich. Der Arbeitgeber kann lediglich Rücksichtnahme auf die betrieblichen Verhältnisse verlangen. Er muss also die Personalakte weder sofort noch zu jeder Unzeit bereitstellen.
- Die Einsichtnahme selbst muss für den Arbeitnehmer kostenfrei sein. Dies gilt sowohl für die Zugänglichmachung an sich als auch für die ausgefallene Arbeitszeit.
- Wer betriebsfremde Personen aus der Einsichtnahme vor Ort heraushalten möchte, sollte dem Arbeitnehmer gemeinsam mit der Akte auch ein Kopiergerät zur Verfügung stellen oder Ausdrucke ermöglichen.
- In Einzelfällen wird sich die Wahrnehmung durch bevollmächtigte Dritte aber nicht vermeiden lassen. Beispielsweise bei erforderlicher Einsichtnahme für einen erkrankten Arbeitnehmer. Auch bei Arbeitnehmern, die den Inhalt ihrer Personalakte nicht verstehen können, z.B. wenn dieser geistig behindert ist, ist der Zugang bevollmächtigter Dritter anerkannt.